Guide – så upphandlar du teknisk förvaltning 

Läs vår guide till vad du bör tänka på för en bra upphandling av teknisk förvaltning.

Home » Brf kunskap » Så upphandlar du teknisk förvaltning?

Så lyckas ni med upphandling av teknisk förvaltning i er Brf

Som styrelseledamot ansvarar du för att upphandla teknisk förvaltning och se till att fastigheten sköts lagligt, kostnadseffektivt och hållbart. En bra teknisk förvaltning skapar trygghet och en fungerande vardag för de boende. Oavsett om behovet uppstår av missnöje, önskan att konkurrensutsätta eller för att tjänsten saknas – här är våra bästa tips när du ska upphandla teknisk förvaltning för din bostadsrättsförening.

Så undviker du de vanligaste misstagen när ni upphandlar teknisk förvaltning

Undvik att välja enbart utifrån pris
Gör en tydlig kravspecifikation
Be om referenser från förvaltaren
Kom i håg att säga upp avtal med nuvarande förvaltare i tid
Var tydlig med ansvarsfördelningen

Starta upphandlingen av den tekniska förvaltning med ett grundligt förarbete

Det finns många sätt att göra en upphandling av teknisk förvaltning på. Vissa föreningar vill inkludera alla fastighetsrelaterade tjänster, som städning och markskötsel, i en enda offert. Andra vill separera de olika delarna.

Vår guide ger dig en strukturerad väg till en lyckad upphandling. Här kan du läsa mer om olika begrepp inom teknisk förvaltning.

Jag vill gärna ha kostnadsfri offert

Checklista inför upphandling av teknisk förvaltning

Säg upp nuvarande leverantör i god tid: Läs avtalet för att se vilken uppsägningstid ni har.
Tillsätt en arbetsgrupp eller person: Denna ska vara ansvarig för att sköta upphandlingen. För stora föreningar kan en extern upphandlare ibland vara att föredra.
Definiera vilka tjänster ni behöver och ta fram en kravspecifikation.
Begär in minst tre offerter: Detta är en bra tumregel för att konkurrensutsätta leverantörer och säkerställa bästa pris och kvalitet. Tänk på att det inte alltid är bäst med lägsta pris.
Jämför innehåll inte bara pris. Säkerställ att du upphandlar liknande tjänster för att enkelt kunna jämföra mellan olika offerter.
Kontrollera referenser.
Säkerställ en tydlig överlämning till ny leverantör-

Så här går du tillväga steg för steg upphandlar teknisk förvaltning

1. Skapa förfrågningsunderlag

Börja med att skriva ett detaljerat förfrågningsunderlag. Det behöver framgå vilka förutsättningar och behov som finns i er förening och fastighet, vilka tekniska lösningar som redan finns i huset, samt önskad frekvens för ronderingar i gemensamma utrymmen. Även planerade större renoveringar bör tas med. 

2. Bifoga relevant info om fastigheten

Om du har möjlighet och kunskap, lägg ner arbete på att ta fram relevanta dokument och information om fastigheten till förfrågningsunderlaget. Detta arbete lönar sig, eftersom ni då enkelt kan jämföra offerterna på samma grunder.

3. Kategorisera tjänster – för att få jämförbara svar

Se till att beskriva förfrågningsunderlaget så detaljerat som möjligt och kategorisera tjänsterna på ett standardiserat sätt. Om underlaget är bristfälligt får man ofta bristfälliga svar som är svåra att jämföra. Var också tydlig med vilka kriterier som är viktiga – pris, utbud, personlig kontakt – så att leverantörerna förstår och kan leva upp till era förväntningar.

4. Skicka förfrågningsunderlag till Brf-förvaltare

Skicka förfrågningsunderlaget eller offertförfrågan till de Brf-förvaltare som ni tror är ett bra val för er. Många aktörer har formulär på sina hemsidor för detta. De flesta brukar dock vilja göra ett platsbesök för att se fastigheten innan de skickar en offert.

Utvärdera offerter du fått in vid upphandlingen av tekniska förvaltningen

Samla alla offerter i ett tydligt beslutsunderlag.
Se bortom priset och kontrollera vad som ingår, och vad som kan tillkomma.
Olika tekniska förvaltare arbetar på olika sätt. Därför är det viktigt att jämföra offerterna på samma grunder.

Är något oklart? Ställ frågor till leverantören. Det ger ett rättvist underlag och ett tryggare beslut.

Styrelsen beslutar om valet av teknisk förvaltare

Innan ni bestämmer er, ta alltid referenser. Kontakta andra föreningar som anlitat samma förvaltare och fråga hur samarbetet fungerar.

Ett tips är att bjuda in leverantören till ett styrelsemöte. Det ger hela styrelsen en bättre känsla för arbetssätt, engagemang och kompetens.

Var tydliga med era förväntningar från start, då kommer ni med stor sannolikhet att känna er nöjda som kund!

Fastum- en personlig och proaktiv teknisk förvaltning

Vi ser mer än bara byggnader, vi ser helheten, människorna, behoven och potentialen i varje fastighet.
Vår tekniska förvaltning är personlig, rådgivande och proaktiv – så att du kan känna dig trygg med att rätt saker görs, i rätt tid och hjälper dig i styrelsen med att ta kloka beslut.

Innehållet för teknisk förvaltning på Fastum

Hos oss på Fastum kallas den administrativa rollen teknisk förvaltare. Den tekniska förvaltaren guidar styrelsen och säkerställer tt beslut omsätts i handling. Förvaltaren har till sin hjälp ett team av fastighets- och drifttekniker som tillsammans ser till att allt fungerar som det ska i din fastighet. Om något oförutsett sker utanför vår arbetstid, träder jourverksamheten in. Läs mer om vår tekniska förvaltning här.

Vår kundportal ger dig full insyn och ett enklare styrelsearbete

Idag är det nästan en självklarhet att alla förvaltare erbjuder en kundportal. Hos oss på Fastum värdesätter vi portalen högt. Våra tekniska förvaltare rapporterar i den, vilket ger styrelsen full insyn och säkerställer att de är uppdaterade om alla förvaltningsärenden som pågår i fastigheten.

En personlig helhetsleverantör av förvaltningstjänster för bostadsrättsföreningar

Med över 90 års erfarenhet erbjuder vi skräddarsydda lösningar för ekonomisk– och teknisk förvaltning, drift, skötsel och underhållsplanering samt juridisk rådgivning.
Vår strävan är att alltid erbjuda nära, trygga och personliga tjänster som hjälper Brf-styrelsen att skapa ekonomisk stabilitet, trygghet och ett hållbart boende. Vårt mål är att bygga långsiktiga relationer och leverera resultat av högsta kvalitet.

FAQ- Vanliga frågor om att upphandla teknisk förvaltning

Hur ofta bör en BRF upphandla teknisk förvaltning?

Det finns ingen lag som säger hur ofta en bostadsrättsförening ska upphandla teknisk förvaltning. Däremot är det klokt att se över avtalet med några års mellanrum eller när föreningens behov förändras. En ny upphandling kan ge bättre villkor, högre kvalitet och tjänster som bättre matchar fastighetens utveckling. Du kan också säga upp avtalet med din nuvarande förvaltare för omförhandling.

Hur många offerter bör vi ta in?

En bra tumregel är att begära in minst tre offerter. Då blir det enklare att jämföra pris, innehåll, servicenivå och kompetens. Det viktigaste är dock inte lägsta pris, utan vilken leverantör som skapar störst värde för föreningen.

Vad ska ingå i en upphandling av teknisk förvaltning?

Ett tydligt förfrågningsunderlag bör beskriva vilka tjänster ni vill köpa, exempelvis:

tillsyn och rondering
felanmälan
driftoptimering
myndighetsbesiktningar
underhållsplanering
projektledning
energiuppföljning
jour och beredskap

Ju tydligare kravspecifikation, desto enklare blir det att jämföra offerterna.

Ska vi välja den billigaste leverantören?

Inte nödvändigtvis. En låg månadsavgift kan bli dyr om underhåll missas eller fel inte upptäcks i tid. Välj istället den leverantör som erbjuder rätt kompetens, tydlig kommunikation och ett arbetssätt som passar föreningens behov. Vill ni kunna prata med någon person i telefon när ni har behov? Eller vill ni bara sköta allt själva via en digital portal och chatboot tjänster?

Kan teknisk och ekonomisk förvaltning upphandlas samtidigt?

Ja. Många bostadsrättsföreningar väljer att upphandla båda tjänsterna samtidigt. Det kan ge bättre samarbete mellan förvaltarna, färre kontaktvägar och en mer effektiv administration. Många gånger kan man också få ett bättre pris.

Hur lång uppsägningstid brukar ett avtal ha?

Det varierar mellan olika avtal, men ofta är uppsägningstiden mellan tre och nio månader. Kontrollera alltid avtalet innan ni påbörjar upphandlingen så att ni inte missar viktiga datum för uppsägning.

När är rätt tid att byta teknisk förvaltare?

Det är ofta lämpligt att genomföra ett byte när större projekt är avslutade eller innan nästa budgetår börjar. Då får den nya förvaltaren bättre förutsättningar att sätta sig in i fastigheten och planera arbetet tillsammans med styrelsen.