1. Börja budgetarbetet för BRF i god tid
Ett vanligt misstag är att budgetarbetet påbörjas för sent. Genom att starta arbetet flera månader innan budgeten ska beslutas finns tid att analysera ekonomin, jämföra olika alternativ och ta fram ett bättre beslutsunderlag.
Börja med att analysera föregående års bokslut och titta på intäkter och kostnader. Lägg sedan till eventuella förväntade förändringar och nya ekonomiska förutsättningar, såsom ökade kostnader eller förändrade avgifter.
2. Samla rätt underlag innan ni börjar
Ju bättre förberedd styrelsen är, desto enklare blir budgetarbetet. Samla därför in de underlag som behövs innan budgetmötet. När alla arbetar utifrån samma underlag blir besluten både enklare och mer välgrundade.
Innan budgetarbetet startar bör styrelsen läs in sig på och samla in:
- Gå igenom föregående års budget och utfall
- Läs igenom den senaste resultat- och balansrapporten
- Se över kommande prisökningar och större kostnader, exempelvis för el, fjärrvärme, räntor och övriga driftkostnader
- Samla information om planerade underhållsarbeten och investeringar. En uppdaterad underhållsplan är en nyckel till budgeteringen
- Se över om några avtal eller lån behöver omförhandlas och kolla aktuella lånevillkor
- Kontrollera prisförändringar från leverantörer
- Boka in budgetmötet i god tid så att alla hinner förbereda sig
- Kontrollera att lokalhyrorna är marknadsmässiga och omförhandla vid behov
3. Förbered styrelsens diskussion
Budgetmötet handlar om betydligt mer än att godkänna siffror. Styrelsen behöver också prioritera mellan olika behov och fatta beslut som påverkar föreningen under lång tid.
Inför mötet kan det vara bra att diskutera frågor som:
- Vilka projekt är viktigast under det kommande året?
- Finns det kostnader som riskerar att öka?
- Behöver några investeringar prioriteras om?
- Finns det beslut som kan vänta ytterligare ett år?
- Har föreningen tillräckliga ekonomiska marginaler?
Överväg att ta fram en scenarioanalys om föreningen står inför större investeringar eller ekonomiska förändringar.
4. Utgå från föreningens långsiktiga mål
En bra budget handlar inte bara om nästa verksamhetsår. Styrelsen behöver också säkerställa att de beslut som fattas idag skapar en hållbar ekonomi på lång sikt.
Fundera därför på vilka mål föreningen har de kommande fem till tio åren. Planeras större underhållsåtgärder, energieffektiviseringar eller andra investeringar? Finns det behov av att stärka föreningens likviditet eller bygga upp en buffert inför framtida kostnader?
Genom att utgå från föreningens långsiktiga mål blir det enklare att prioritera rätt och undvika kortsiktiga beslut som kan leda till högre kostnader längre fram. Budgeten blir då ett strategiskt verktyg som hjälper styrelsen att skapa en stabil ekonomi över tid, istället för att bara balansera nästa års intäkter och kostnader.
Ta hjälp av rätt kompetens!
Budgetarbetet blir ofta både enklare och mer träffsäkert när styrelsen tar hjälp av sin ekonomiska förvaltare i ett tidigt skede. Den ekonomiska förvaltaren kan bland annat hjälpa till att ta fram relevanta underlag, besvara ekonomiska frågor och ge styrelsen ett bättre beslutsunderlag inför budgetmötet.
Styrelsen känner föreningens mål och prioriteringar bäst, medan förvaltaren bidrar med ekonomisk kompetens och erfarenhet. Tillsammans skapas ni de bästa förutsättningarna för ett genomarbetat budgetarbete.
Vi vill också betonar vikten av att styrelsen kommunicerar sina prioriteringar till förvaltaren, eftersom budgetförslag behöver anpassas efter varje förenings unika förutsättningar.
5. Kommunicera med medlemmarna
När budgeten är beslutad är det bra att informera medlemmarna om de viktigaste prioriteringarna inför året.
En tydlig kommunikation skapar förståelse för eventuella avgiftsförändringar, planerade investeringar och andra beslut som påverkar föreningen. Det bidrar till ökad transparens och stärker förtroendet för styrelsens arbete.
Utforska fler tjänster hos oss!
Teknisk förvaltning
Teknisk förvaltning som höjer fastighetens värde, med personlig närvaro, proaktivt agerande och en modern kundportal som gör ärenden och livet i styrelsen enklare.
Juridisk rådgivning
Våra erfarna jurister hjälper er förening med tvister, kontrakt, lokaler, stadgar och som externa stämmoordförande – alltid med ert bästa i fokus.
Stämma
Teknisk förvaltning som höjer fastighetens värde, med personlig närvaro, proaktivt agerande och en modern kundportal som gör ärenden och livet i styrelsen enklare.
